Работая в Lyft, я столкнулся с действительно большим потоком емейлов. В среднем это порядка 50-100 емейлов в день. У меня ушло более года, чтобы научиться эффективно работать с таким потоком писем. Делюсь с вами своим набором принципов работы с почтой, который позволил мне существенно сократить время обработки входящего потока и уменьшил количество нервов, уходящих на работу с этим каналом информации.
1) Перегрузка почты не является проблемой. Это результат проблемы. Корень проблемы в доверии своей команде. Если вы доверяете своей команде, вам не нужно просить людей ставить вас в копию всех писем.
2) Инбокс с нулем писем. В ваших руках одна из самых эффективных поисковых систем — пользуйтесь ей. Нужно настроить ряд правил, которые позволят вашему почтовому ящику отфильтровывать сообщения, которые вас не касаются и сортировать остальные. Тут наша задача отличить сигнал от шума. Как пример: все письма, которые ко мне не относятся, я перетягиваю из инбокса в папку “Карантин”. А потом раз в неделю настраиваю фильтры в виде: “критерий поиска”-> Пропустить инбокс -> Отметить как прочитанное -> перенести в папку “Шум”. Сейчас у меня в этой папке тысячи не относящихся ко мне писем. Каждое микродействие съедает время. В моем инбоксе теперь или ноль писем, или только письма, которые требуют от меня каких-либо действий.
3) Используйте оптимальные каналы для срочных сообщений. У нас на работе это Slack. Если что-то действительно срочное — всегда можно написать прямое сообщение или позвонить.
Выделяйте в календаре определенное время для чтения писем. 3-4 подхода в день более чем достаточно. Остальное время фокусируемся на своих задачах и не тратим время на переключение контекста и ежеминутное обновление инбокса с чтением почты.
4) Ваши быстрые ответы на почту только вредят команде. Как менеджер вы чувствуете, что должны мгновенно отвечать на все. Команда получает от этого дополнительное давление и вы не даете людям проявить себя. Дайте время, пусть кто-то из команды возьмет решение вопроса в свои руки. Последний раз, будучи в отпуске, я впервые решил не отвечать на письма и всех предупредил об этом. И знаете что? Почти все вопросы люди смогли решить сами, без меня.
5) Выключаем все нотификации о приходе почты. Нотификации вызывают всплеск дофамина и влияют на наше поведение. Отсутствие нотификаций вызывает негативное чувство. Ты как наркоман начинаешь обновлять почту, рабочий, личный ящик… Каждое утро, смотря на количество непрочитанных писем в почте, я начинал паниковать и даже иногда злился — опять час-два придется разгребать почту…
Настраиваем фильтр: Имеет слова — > label:inbox -> отметить как прочитанное. Все, больше непрочитанных писем нет. Еще раз: все входящие автоматически отмечаем прочитанными. Это про сигналы. Теперь мой телефон и ноутбук не показывает мне количество непрочитанных. Если в моем инбоксе непрочитанный емейл — это чей-то приоритет. А если все прочитаны — я сам решаю, что приоритетно и работаю с этим.
6) Помимо благородного искусства доведения дел до конца, существует благородное искусство оставлять дела незавершенными. Мудрость жизни — в отсеивании несущественного. Линь Юйтан 1895-1976
Уничтожение ненужных и не приоритетных для вас дел — это ключ к победе. У вас есть свои приоритеты — работайте по ним. Если вопрос действительно важный и срочный — вас найдут.
7) Создайте правила вашей команды, подразделения, офиса по работе с почтой. Например, используйте метки для писем: тема письма начинается с [Команда] для писем о выходе новых сотрудников, ставите в bcc большие группы людей, чтобы кто-то не ответил всем по ошибке, используя Reply to All, и т.д.
Если вы пишете письмо на группу людей, четко в теле письма укажите от кого и какие действия вы ожидаете. Это про отсутствие ответственности у группы.
Применение этих принципов очень помогло мне быть эффективнее и не упускать важную информацию и дела. Попробуйте! Худшее, что может случиться, вы пропустите емейл.
Алексей Минкевич,
Director of Engineering, Site Lead at Lyft
